Si eres propietario de un negocio, entonces sabes lo importante que es asegurarte de que tus clientes paguen sus facturas. Cuando se trata de facturación, es posible hacer todo manualmente. Sin embargo, al seguir por este camino corres el riesgo de cometer errores, sobre todo en términos de numeración y fechas, retrasando todo el proceso de facturación. Es por esto que al usar un programa de facturación automatizado, se simplifica todo ese proceso.
¿Qué más puede hacer un software de facturación?
1.Plantillas de facturas personalizadas: Un software de facturación debe hacerte lucir bien. Verifica que haya una selección de plantillas bien diseñadas y listas para usar. En ellas puedes colocar tu logotipo, agregar tus condiciones de pago y comenzar a emitir facturas.
2. Conversión de cotización a factura: Consigue un software facturas en línea que venga con plantillas de cotización. Los clientes deberían poder aceptar estas cotizaciones simplemente haciendo clic en “Aprobar”. De este modo puedes convertir una cotización aprobada en una factura, sin más trabajo adicional.
3. Conocer tus precios: ¿Qué tan bueno sería si el precio apareciera cada vez que agregas un nuevo artículo a una factura? El software puede conocer tu programa de precios e ingresar los números apropiados a medida que creas tu factura. También puedes configurarlo para deducir los artículos vendidos de tu inventario.
4. Crear facturas en línea para un pago más rápido: En lugar de enviar tus facturas por correo electrónico como un archivo adjunto, puedes configurarla como una página web y enviar un enlace a tus clientes. ¿Cuáles son los beneficios de esto?
- Puedes editar una factura en línea hasta que sea pagada, lo que significa que puedes corregir errores sin enviar montones de correos electrónicos adicionales.
- Puedes ver cada vez que el cliente abra la factura, que es información útil cuando se acerca la fecha de vencimiento.
- Los clientes pueden pagarte instantáneamente a través de la factura, sin visitar el sitio web del banco ni tener que llamarte.
5. Acepta tarjetas de crédito y otros métodos de pago rápido: Muchas empresas y consumidores desean opciones de pago instantáneo como tarjetas de crédito, tarjetas de débito, cámara de compensación automatizada, etc. A las empresas que ofrecen esas opciones se les paga hasta un 50% más rápido. Para sacar provecho de esto, tu software de facturación debe integrarse con los proveedores de pago en línea confiables como PayPal, Stripe y GoCardless. Estos servicios son de configuración gratuita, aunque cobran una tarifa de transacción.
6. Prepara impuestos y contabilidad de facturas: Cuando combinas un software facturas con un software de contabilidad, la hora de hacer los impuestos se vuelve menos tediosa. Cada factura se ingresa automáticamente en tus libros y esos registros se actualizan cuando se realiza el pago. Cuando llegue el momento de los impuestos, ya tendrás un registro completo de todos tus ingresos y no tendrás que ingresar nuevos datos.
7.Facturación móvil (desde tu teléfono o tableta): Puede ser útil para las empresas enviar una factura tan pronto como trabajo se termine. Si se trata de ti, lo mejor será encontrar un software de facturación que se pueda ejecutar desde una aplicación móvil. Así podrás abrir tu plantilla de factura en el teléfono, ingresar los detalles y enviarla de inmediato.
8.Conciliación automática de facturas: ¿Cómo saber cuándo se pagan las facturas? ¿Examinando los registros bancarios en busca de depósitos que coincidan con las facturas que has enviado? Un software de facturación inteligente lo hará todo por ti. Una vez que hayas vinculado el software a tu cuenta bancaria comercial, podrás ver todos los pagos de las facturas e informarte cuándo se han liquidado las cuentas y cuándo no.
9.Marcar facturas pendientes: Una vez que el software está haciendo la conciliación de tus facturas, es mucho más fácil estar al tanto de las deudas. El sistema te mostrará qué facturas vencen y cuales ya están vencidas. De esta forma, sabrás cuales clientes deben ser objeto de seguimiento.
10. Enviar recordatorios automáticos: A nadie le gusta molestar a sus clientes para que paguen. Sin embargo, siempre hay al menos un tercio de facturas vencidas, y un recordatorio cortés es el primer paso para conseguir tu dinero. Un software de facturación inteligente puede quitarte este peso de encima, cuando una factura no ha sido pagada, está vencida o se atrasa, el sistema le enviará un correo electrónico de recordatorio al usuario.
Un buen software de facturación hace mucho más que solo realizar facturas. Acelera el pago, elimina horas de dolorosa administración, agiliza la presentación de impuestos, automatiza las cuentas por cobrar y te permite enviar facturas desde cualquier lugar. No todos los productos son iguales, así que puedes investigar antes de adquirir alguno, habla con tu contador de confianza antes de tomar una decisión.