En la rutina diaria de una oficina, la velocidad suele ganarle la partida a la prudencia. Aunque nos hemos acostumbrado a bloquear la pantalla del ordenador al levantarnos del sitio, a menudo dejamos sobre la mesa —o en la bandeja de la impresora— documentos que contienen las claves estratégicas de nuestro negocio. La seguridad física no empieza en la puerta de entrada, sino en cómo gestionamos cada folio que sale de la bandeja de salida.
Los puntos críticos del olvido
La zona de impresión y fotocopiado es, irónicamente, uno de los lugares más públicos de una empresa. Es común encontrar listados de nóminas o propuestas comerciales esperando a ser recogidos, expuestos a la mirada de cualquier proveedor o personal externo.
Para mitigar este riesgo, las empresas líderes están implementando sistemas de “pull printing” (donde el usuario debe identificarse en la máquina para que el documento se imprima) y estaciones de eliminación inmediata. En estas estaciones, contar con una máquina para destruir documentos de alta capacidad permite que el empleado convierta en confeti cualquier información sensible en el mismo momento en que deja de ser útil, evitando que el papel termine acumulándose en papeleras abiertas.
Control de accesos y el factor correspondencia
Más allá de las impresoras, existen otros dos focos de fuga que suelen pasar desapercibidos:
- Correspondencia interna: El flujo de sobres entre departamentos puede ser interceptado si no existen protocolos de entrega en mano o buzones con llave.
- Proveedores de servicios: El personal de limpieza o mantenimiento tiene acceso a las oficinas en horarios de baja vigilancia. Sin una política estricta de “archivo bajo llave”, cualquier documento es vulnerable.
Recomendaciones para una oficina blindada
Para transformar tu espacio de trabajo en un entorno seguro, considera estos tres pilares:
- Zonificación: Dividir la oficina en áreas de acceso restringido para personal no autorizado.
- Protocolos de limpieza: Asegurar que al final del día no quede ni un solo papel sobre las mesas.
- Eliminación descentralizada: Facilitar el uso de la máquina para destruir documentos colocándola en puntos estratégicos para fomentar su uso constante entre los empleados.
Proteger la “bandeja de salida” es, en última instancia, proteger la reputación y la legalidad de la empresa frente a incidentes que ninguna actualización de software podría prevenir.